Starszy Specjalista ds. Administracji (k/m/n)

Jako Starszy Specjalista ds. Administracji (k/m/n) będziesz odpowiadać za sprawne funkcjonowanie biura oraz wysoki standard obsługi administracyjnej i przestrzeni biurowej. Będziesz samodzielnie koordynować bieżące zadania związane z obsługą recepcji, organizacją spotkań i wizyt Klientów oraz współpracą z dostawcami usług. 

W tej roli szczególnie zależy nam na samodzielności i proaktywnym podejściu, szukamy osoby, która potrafi przewidywać potrzeby, dostrzega obszary wymagające działania oraz samodzielnie zajmuje się nimi od momentu ich zidentyfikowania aż do skutecznego rozwiązania. 

Możliwości, które oferujemy 

• Samodzielne dbanie o sprawne funkcjonowanie biura i recepcji oraz o estetykę i odpowiednią organizację przestrzeni biurowej

• Kompleksową organizację spotkań biznesowych, wizyt Klientów, warsztatów i wydarzeń odbywających się w biurze, w tym przygotowanie przestrzeni i koordynację niezbędnych usług

• Bieżącą obsługę administracyjną biura, w tym korespondencji, obiegu dokumentów, zamówień oraz współpracę w zakresie faktur i umów

• Samodzielną współpracę z dostawcami usług, serwisami technicznymi oraz administracją budynku, wraz z monitorowaniem jakości i terminowości realizowanych usług

• Nadzór nad standardem usług świadczonych przez firmę sprzątającą oraz dbałość o czystość, estetykę i właściwe przygotowanie przestrzeni biurowej

• Koordynację bieżących potrzeb związanych z wyposażeniem, zaopatrzeniem i infrastrukturą biura oraz monitorowanie zgłoszeń do ich rozwiązania

• Wsparcie organizacyjne Zarządu oraz kadry managerskiej w zakresie związanym z funkcjonowaniem biura, organizacją spotkań i bieżącymi potrzebami administracyjnymi

• Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnień oraz inicjowanie i wdrażanie rozwiązań podnoszących jakość i efektywność procesów administracyjnych

Kompetencje, których szukamy 

• Doświadczenie w samodzielnej pracy w obszarze administracji biurowej, koordynacji biura, obsługi recepcji lub na podobnym stanowisku

• Doświadczenie we wsparciu zarządu i organizacji podróży służbowych

• Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów

• Proaktywne podejście – umiejętność identyfikowania bieżących potrzeb i podejmowania działań bez konieczności każdorazowego otrzymywania szczegółowych instrukcji

• Wysokie poczucie odpowiedzialności za powierzony obszar oraz jakość realizowanych zadań

• Dbałość o szczegóły oraz estetyczny i profesjonalny wygląd przestrzeni biurowej

• Umiejętność planowania i organizowania spotkań, warsztatów oraz wizyt Klientów

• Umiejętność skutecznej współpracy z dostawcami zewnętrznymi oraz egzekwowania ustalonego standardu świadczonych usług

• Umiejętność prowadzenia kilku tematów jednocześnie oraz sprawnego reagowania na pojawiające się potrzeby

• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne i wysoka kultura osobista

• Dobra znajomość pakietu MS Office

• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego – C1

• Dyspozycyjność do pracy stacjonarnej, 5 dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00

Co może Cię wyróżnić 

• Doświadczenie w pracy na stanowisku Asystenta/Asystentki Zarządu lub we wsparciu kadry zarządzającej

• Doświadczenie w usprawnianiu procesów administracyjnych i wdrażaniu rozwiązań wspierających efektywne funkcjonowanie biura

• Doświadczenie w kompleksowej organizacji spotkań biznesowych, wizyt Klientów oraz wydarzeń firmowych

• Praktyka w samodzielnym prowadzeniu tematów administracyjnych wymagających współpracy z dostawcami zewnętrznymi i różnymi obszarami organizacji

Dlaczego warto z nami pracować 

• Oferujemy możliwość rozwoju w różnych obszarach firmy – rozbudowana struktura organizacyjna stwarza okazje do zdobywania nowych doświadczeń oraz przechodzenia do innych działów i zespołów

• Dajemy przestrzeń do samodzielności i realnego wpływu na sposób organizacji oraz standard funkcjonowania biura

• Tworzymy nowoczesną kulturę organizacyjną opartą na współpracy, transparentności, zaufaniu i profesjonalizmie

• Oferujemy pakiet benefitów pozapłacowych (karta Multisport, prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, platforma do nauki języków obcych) 

Ważne: ze względu na charakter stanowiska związany z bieżącym funkcjonowaniem biura, obsługą recepcji oraz gości, praca na tym stanowisku odbywa się stacjonarnie 5 dni w tygodniu, od poniedziałku do piątku, w godzinach 8:00–16:00.